Использование личного транспорта сотрудника в служебных целях: как правильно оформить компенсацию

Организация должна возместить работнику расходы по использованию его автомобиля в служебных целях, каким образом это должно быть оформлено?

В первую очередь, сотрудник и работодатель должны оформить договор аренды автотранспортного средства, который позволит законным образом произвести взаиморасчеты.

В соответствии со ст.188 ТК РФ, работник вправе получить компенсацию за использование личного имущества, используемое в служебных целях. При этом работник должен дать согласие на эксплуатацию, и заключить договор аренды.

Смысл договора аренды заключается в следующем: работник предоставляет свое имущество в пользование организации за определенную арендную плату.

Возможны два варианта аренды транспортного средства – с экипажем и без, и в зависимости от выбора, будет определяться компенсационная выплата.

Ст. 636 ГК РФ – при аренде транспортного средства с экипажем, организация вправе учитывать только расходы, связанные с содержанием ТС (оплата ГСМ, автостоянки или мойки). При этом затраты на капитальный ремонт по-прежнему несет владелец машины, то есть сотрудник.

Если же организация заключила договор аренды без экипажа (ст. 634 ГК РФ), тогда все затраты на содержание и эксплуатацию ТС она должна учитывать в полном объеме. Арендатор обязан содержать ТС надлежащим образом и проводить все техническое обслуживание вверенного в пользование имущества (ст. 644 ГК РФ).

Все выплаты по договору аренды будут являться доходом работника и подлежат налогообложению.

Во вторую очередь, необходимо определится с размером компенсации за использование ТС в интересах работодателя.

Установлены следующие нормативы для компенсации расходов за использование личного автотранспорта в интересах работодателя:

• ТС с объемом двигателя до 2000 см3 - 1200 руб./месяц;
• ТС с объемом двигателя свыше 2000 см3 - 1500 руб./месяц.

Эти суммы не подлежат обложению НДФЛ при выплате компенсации работнику. При формировании налога на прибыль (ННП) эти расходы могут быть учтены только в пределах установленных, постановлением Правительства РФ от 8.02.2002 № 92, норм.

На практике, фактические ежемесячные затраты на использование и эксплуатацию транспортного средства значительно превышают нормативы в 1200 – 1500 рублей. Поэтому все расходы, превышающие нормы, должны включаться в состав расходов по основному производству, общехозяйственных или общепроизводственных расходов (на этих статьях учитываются все расходы по основным видам деятельности, счета в бухгалтерском учете варьируются, в зависимости от вида деятельности).

Помимо компенсации по нормативу, работнику возмещают расходы, связанные с содержанием и использованием ТС (оплата ГСМ, мойки и пр.) Компенсация за использование личного транспорта сверх установленных законодательством нормативов облагается НДФЛ, и организация в этом случае выполняет функцию налогового агента, то есть выполняет перечисление налога в ИФНС, а на руки работнику выдает сумму за вычетом налога.

Однако, организация самостоятельно выбирает, отчислять или не отчислять НДФЛ с компенсационных выплат. В случае, если она не перечисляет НДФЛ с указанных сумм, на руки работодателю выдается полная сумма, указанная в договоре аренды или в трудовом договоре.

В третью очередь, необходимо правильно оформить документы, необходимые для получения компенсации за использование личного автотранспорта в интересах работодателя.

Возможно два варианта оформления выплаты денежного возмещения сотруднику за использование его имущества в интересах организации.

• 1. Внести в трудовой или коллективный договор пункт, в котором указывается размер компенсационного возмещения, причитающегося сотруднику за использование его ТС. Изменения можно оформить дополнительным соглашением к основному договору.
• 2. Заключить договор аренды транспортного средства между сотрудником и работодателем.

Необходимо также издать Приказ о компенсационных выплатах за использование личного транспорта сотрудников.

Для правильного оформления расходов в бухгалтерском учете, работник должен предоставить копию технического паспорта автомобиля (ПТС), заполнить путевые листы с указанием подробного маршрута. Если работник приобретал ГСМ, в бухгалтерию должны быть предоставлены еще и чеки с автозаправочных станций. Оплата стоянки, мойки, или ремонта также должна быть подтверждена документально. Работнику могут быть компенсированы только подтвержденные расходы.

Примеры формулировок.

• «При использовании личного имущества в интересах работодателя работнику должно быть выплачено возмещение расходов, в том числе моющие средства, оплата ГСМ, ремонт и пр. в размере_______________________________________________________ »

или

• «Использование личного имущества работника в интересах работодателя подлежит выплате компенсации расходов, в том числе за использование ГСМ, моющих средств или ремонта, а размере, установленном трудовым (коллективным) договором или дополнительным соглашением к трудовому (коллективному) договору».