Исправляем ошибки в первичных документах

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения.

По каким правилам оформлять

Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса России опреде­ляет, что расходами признаются обоснованные и доку­ментально подтвержденные затраты. То есть затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с российским законодательством. Исходя из норм пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса под зако­нодательством России в данном случае следует пони­мать прежде всего бухгалтерское законодательство (см., например, письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).

Как предписывает статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции организация должна оформ­лять оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании кото­рых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Те же документы, форма которых в этих альбомах не преду­смотрена, должны иметь ряд обязательных реквизитов, а именно:

• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;
• содержание хозяйственной операции и ее измери­тели в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правиль­ность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Как исправить первичные документы

Как быть, если в первичном документе все-таки допуще­на ошибка? Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. В пункте 5 статьи 9 этого документа записано, что ис­правления в первичные документы можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных опера­ций. Причем исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Помимо этого, обязательно должна быть проставлена да­та внесения исправлений.

Практически каждая ошибка бухгалтера, даже незначительная на первый взгляд, может обернуться для компании серьезными неприятностями.

Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуют­ся специальным штрих-корректором. Этого делать нель­зя. Как указано в пункте 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержден­ного приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 года № 105, подчистки и неоговоренные исправления в пер­вичных документах не допускаются.

Исправлять неточности нужно так: неверные данные следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правиль­ные. Кроме того, исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено», датой внесения попра­вок и подписями ответственных лиц.

Но обратите внимание: в кассовых и банковских доку­ментах не допускается никаких исправлений. Об этом сказано и в Законе о бухгалтерском учете, и в Положе­нии по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н.

Последствия ошибок в «первичке»

Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответ­ственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налого­обложения. Наказание при отсутствии признаков нало­гового правонарушения – штраф 10 000 рублей, если на­рушение совершено в одном налоговом периоде, или 30 000 рублей, если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов. А если занижена нало­говая база, то штраф составит уже 20% от суммы неуп­лаченного налога, но не менее 40 000 рублей. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расхо­дов понимается, в частности, отсутствие первичных до­кументов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета до­ходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложе­ния не применяется. Однако первичные документы сле­дует составлять правильно, так как от этого во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению пер­вичных документов не будут выполнены, то при нало­говой проверке инспекторы могут «снять» соответст­вующие расходы, мотивировав это тем, что они не подтверждены документально. Конечно, подобные пре­тензии во многом формальны, но к чему лишние споры?