Тайм-менеджмент и делегация полномочий в бухгалтерии
Каждый день бухгалтерам приходится справляться с большими объемами довольно непростой работы. При этом у сотрудников бухгалтерии возникают те же трудности, что и в любом другом отделе: больше всего работе мешает нерациональное использование времени и неверное распределение задач. Как это изменить?
Правильно используем время
Вот почему так важно не отвлекаться во время работы: мы проходим стадию вхождения в процесс, пика деятельности и снижения эффективности. Первый этап длится от 10-15 минут и проходит безрезультатно. Эффективная работа начинается чуть позже. Если мы все время будем отвлекаться, то нам снова и снова придется проходить первую стадию, мы потеряем массу времени. Поэтому нужна сосредоточенность.
- В первую очередь, главбух должен повлиять на порядок поступления личных вопросов сотрудников и запросов из других отделов. Они должны поступать в одно и то же время и в одинаковой форме (например, документ с прикрепленными приложениями, чеками, справками). В виде образцов для заполнения эти правила можно поместить на стенде перед отделом.
- Дальше: для обмена документами и сверок с другими отделами нужно установить график, для сотрудников – установить часы приема, для сдачи документации руководству – установить четкое время. Теперь сотрудники смогут посвятить основную часть времени своим прямым задачам. Работники других подразделений тоже будут знать, что правила существуют, и не будут отвлекать бухгалтеров по любой мелочи каждые 5 минут.
- Для того чтобы выбрать приемные часы, проследите, в котором часу чаще всего наносятся визиты в отдел. Именно этот отрезок времени будет оптимальным: например, 11.00-12.00. Обязательно поместите соответствующую табличку при входе в отдел, письмом или приказом по организации поставьте в известность начальников других участков.
Распределяем полномочия
Среди главбухов иногда встречаются «герои», которые готовы сами выполнять работу за своих подчиненных, да еще и свою работу. Причины бывают разными: сомнения в квалификации сотрудников, мнение, что им нельзя поручать серьезные задачи. Может быть, сотрудники действительно не справляются. В любом случае, с этим необходимо что-то делать, иначе рано или поздно начнет рушиться работа всего отдела, а главбух отправится на больничный.
Делегирование полномочий не нужно считать потерей контроля – напротив, это нормальная и здоровая практика. Необходимо, чтоб у каждого задания был ответственный исполнитель – это простое восстановление равновесия. Более того, часто сотрудники, желающие подняться по карьерной лестнице, набраться опыта, добровольно и с удовольствием выполняют часть задач главбуха – вот это как раз можно принять.
С помощью делегирования можно мотивировать сотрудников. Например, если сотруднику поручают новый, ответственный участок работы, он чувствует свою значимость. Еще лучше будет объявить о таком нововведении перед всем коллективом. Если вы немного сомневаетесь, или сотрудник в себе неуверен, нужно помочь ему, провести для начала инструктаж, ознакомить с выдержками из законодательства, тематическими пособиями, предоставить примеры составления документации. Вызвать интерес к совершенствованию навыков можно, рассказав о перспективах финансового и карьерного роста сотрудника, повышающего свою квалификацию.
Если работник справляется с новыми задачами, достиг результатов – об этом нужно объявить перед членами коллектива. Такой шаг послужит стимулом к совершенствованию в работе для всего отдела.