Что делать, если утрачены бухгалтерские документы?

При утрате первичных документов, бухгалтеру нужно немедленно заняться их восстановлением. Если это произошло по причине форс-мажорных обстоятельств, можно получить отсрочку при истребовании их налоговой. В остальных случаях руководителю придется нести ответственность: заплатить штраф.

Утрата документов

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.

Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.

Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.

Восстановление бухгалтерских документов

Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.

Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.

Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.

Ответственность за непредставление

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить. 

Дмитрий Менжинский, эксперт журнала "Расчет"