Как правильно учесть расходы на командировку

Как правильно отразить в бухгалтерском учете выплаты сотрудникам, отправленным в другой город со служебным заданием?

Для выполнения служебного задания организация нередко направляет своих сотрудников в другие города. При этом сроки выполнения задачи устанавливаются работодателем. Поскольку во время поездки за работником сохраняется рабочее место и должностной оклад, бухгалтерии необходимо оформить ряд документов для правильного учета расходов.

К таковым относятся:

1. Командировочное удостоверение – на его основании проводится учет трат и оплата труда, оформляется документ по унифицированной форме - №Т-10.


2. Приказ на командировку – распоряжение работодателя о направлении работника в служебную поездку, составляется по форме № Т-9.


3. Служебное задание – для его оформления применяется унифицированная форма № Т-10а. В бумаге содержится цель поездки, а так же краткий отчет о проделанной работе.


4. Авансовый отчёт – бланк по форме № АО-1 заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Бухгалтерии фирмы так же предстоит выплатить сотруднику суточные за каждый день командировки, включая время нахождения в пути. Если поездка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если специалист имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.

В составе транспортных расходов возмещается стоимость проезда до места назначения и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего назначения, кроме такси. Затраты по найму жилого помещения выплачиваются работнику в полном размере согласно представленным документам, но не включаются в доходы физического лица.

Кроме этого, сотрудник имеет право на возмещение прочих расходов, если они связаны с выполнением задания работодателя и подтверждены документально. Организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на выплаты, произведенные работнику для служебных целей. 

Галина Пельнова, эксперт журнала "Расчет"