Как заполнить табель учета рабочего времени

Одним из первичных документов, которые обязательно требуют при проверке налоговики и трудовая инспекция, является табель учета рабочего времени по форме № Т-12 или Т-13.

Для чего нужно

Предназначен для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Необходим любой организации для: 

• начисления заработной платы, 
• составления статистической отчетности, 
• обоснования расходов в базе по налогу на прибыль.

Форма

Табель учета рабочего времени имеет унифицированную форму № Т-12 и Т-13, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Документ составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником, к примеру, начальником отдела, и затем передается в бухгалтерию. Срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 приказа Минкультуры России от 23 августа 2010 г. № 558).

Если организация выдает сотрудникам аванс (за первую половину меся­ца), то табель должен составляться два раза в месяц, отдельно за первую и вторую часть месяца.

Правила заполнения

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего време­ни» (по форме № Т-12) без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Табель можно вести одним из следующих способов: 

• методом сплошной регистрации (то есть явился или не явился сотруд­ник на работу); 
• путем регистрации отклонений, например, неявки на работу, опозда­ния, сверхурочных часов и т. д.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или обществен­ных обязанностей и т. д.), в верхней строке табеля проставляются коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Пример

В ООО «Астра» установлена пятидневная рабочая неделя. Продолжительность рабочего дня 8 ча­сов. Бухгалтер организации заполняет табель рабочего времени сплошным образом.

Табель составляется за отработанное время с 1 по 30 июня.

Генеральный директор П.Л. Востриков отработал месяц полностью.

Главный бухгалтер Е.Г. Николаенко была в оплачиваемом отпуске 6 и 7 июня, остальные дни отработала полностью.

Секретарь О.Д. Дмитревич с 1 по 7 июня работала , с 8 по 22 июня она находилась на больничном.

Менеджер Н.К. Ковалев является внешним совместителем и выполняет обязанности началь­ника склада. На последней должности график работы составляет: понедельник, среда, пятница по 4 часа. Месяц отработал полностью.

Слесарь Н.Д. Гавричук 6, 7 и 8 июня в связи с производственной необходимостью был отправ­лен в командировку в другой город. Остальные дни он отработал полностью.